Excel Dosyalarının Boyutunu Küçültmek İçin İpuçları
Herkes mutlaka en az birkaç kez karşılaşmıştır: 15-20 megabaytın üstünde, e-postaya sığmayan, açılırken ve kaydederken uzun süre bekleten Excel dosyaları. Çoğunlukla kendim değil ama başkalarından gelen dosyalarda bu problemi yaşıyorum. Eğer dosya üzerinde ben bir işlem yapıp geri göndereceksem aşağıdaki yöntemleri uygulayıp dosyayı küçültmeye çalışıyorum.
Küçültmek derken
.zipveya.rarprogramlarıyla sıkıştırmayı değil, gerçek anlamda dokümanın boyutunu küçültmeyi kastediyorum.
1. Gizli sayfaları kontrol edin
Sizin dosyayı ilk açtığınızda göremediğiniz ama pek işlevi olmayan, eski çalışmalardan kalma gizli sayfalar bulunabilir. Sağ tıklayıp "Unhide" seçtikten sonra gizli sayfaları bulun ve silin.
2. Gereksiz renklendirme, kenarlık ve girişleri kaldırın
En sık rastlanan ve dosya boyutunun büyümesine sebep olan işlem: bir sayfanın tamamını seçip hepsini siyah kenarlıkla veya gri/beyaz renge boyamak.
Beyaza boyama genellikle hücre kenarlarındaki açık gri çizgileri kaldırmak için yapılıyor — ama bunun yolu o değil. Araç kutusundan View sekmesinin altında yer alan "Gridlines" işaretini kaldırmak yeterli.
3. Ham veri üzerindeki formatı kaldırın
Eğer Excel dosyanızda on binlerce satırdan oluşan bir ham data varsa, bu sayfadaki tüm font renklendirme, hücre içi boyama, kenarlık çizgisi gibi formatları kaldırın. İlgili tabloyu seçtikten sonra renkleri "Automatic", kenarlıkları boş seçmek yeterli olacaktır.
4. Son çare: .xlsb (binary) formatında kaydedin
Bundan önce şundan emin olun: MS Office 2010 ve üstü versiyonda çalışıyorsanız ve dosyanızın uzantısı .xls ise bunu .xlsx olarak değiştirin. Bu size boyutta %50'den fazla tasarruf sağlayacaktır.
.xlsxformatı dosyayı farklı XML dosyaları halinde kaydedip tek bir dosya olarak birleştiren yeni yapıdır. Eski Excel formatındaki dosyalar yeni versiyonla açıldığında bu boyut sorunu oluşuyor.
Eğer hâlâ dosya boyutu çok yüksekse son çare olarak .xlsb olarak kaydetmek. Bu kez XML yerine binary olarak kaydetmek size yer tasarrufu sağlıyor — fonksiyonalitede hiçbir kayba sebep olmadan.
.xlsb konusunda çok detaya girmiyorum. Üzümünü yiyin bağını sormayın. :)